Процесс обработки документов

Для настройки процессов согласования документов и подписания электронной подписью в системе предусмотрен механизм обработки документов.

Для работы с ним в меню «Процессы обработки документов» в разделе «Использовать процессы обработки документов» нужно включить использование сервиса и записать данные (Рисунок 1), после этого необходимо обновить страницу в браузере для отображения настроек процессов.

Рисунок 1 – Включение процессов обработки документов

Для возможности подписания документов электронной подписью, в процессе обработки документов, в разделе «Настройки процессов обработки документов» нужно отметить возможность использования электронных подписей, также в данном разделе настраивается подписание присоединенных файлов и возможность использования нескольких шаблонов для одного типа документов (Рисунок 2).

Рисунок 2 – настройка процессов обработки документов

После этого можно приступать к созданию шаблонов обработки документов в разделе «Шаблоны процессов» (Рисунок 3).

Рисунок 3 – Настройка шаблонов процессов обработки документов

Новый шаблон создается путем нажатия кнопки «Создать», в открывшемся документе заполняются:

Основные сведения:

· Тип документа;

· Наименование процесса;

· Начальный статус.

Этапы процесса обработки документов указываются в таблице, для этого необходимо нажать на кнопку «Добавить» и в появившейся строке указать:

· Этап — указываются возможные действия пользователя в процессе обработки на данном этапе (Рисунок 4).

Рисунок 4 – Создание этапа процесса обработки документов

· Исполнитель — пользователь или группа пользователей ответственных за этап;

· Норматив — время на выполнение этапа;

· Порядок действия — указывается последовательность выполнения этапов (Рисунок 5);

· Зона ответственности — указываются данные, которые будут доступны для редактирования, обязательны для заполнения и за которые будет ответственен пользователь на данном этапе;

· Влияния на процессы — устанавливается зависимость между выполнением этапов.

В результате заполнения таблицы получится поэтапная схема выполнения шаблона процесса (Рисунок 6), для её сохранения требуется нажать на кнопку «Запись».

На вкладке «Схема» пользователь может сформировать схему переходов этапов и проверить её корректность.

Рисунок 5 – Настройка порядка выполнения этапа, процесса обработки документов 

Рисунок 6– Готовый шаблон процесса обработки документов

После создания шаблона процесса обработки документов его необходимо назначить для использования, для этого требуется перейти в раздел «Настройки использования шаблонов» и выбрать необходимый шаблон процесса обработки документов для соответствующего типа документа, и при необходимости указать условия использования (Рисунок 7).

Рисунок 7 – настройка использования шаблонов, процессов обработки документов