Документация по проекту

Загрузка документов. Чтобы загрузить документы, в меню «Документация» перейдите в раздел «Документация по проекту» и нажмите кнопку «Создать». В открывшемся окне «Документация по проекту (Создание)» (Рисунок 1) заполните данные документа: наименование, дата документа, номер, вид документа и другие, если требуется, значение «Полное наименование» формируется автоматически из наименования, номера и даты документа. Значение «Код» формируется автоматически при записи документа.

Затем нажмите на кнопку «Добавить один», чтобы загрузить один файл, и выберите в выпадающем списке «Добавить файл» или «Добавить файл с разбивкой на страницы», разбивание на странице позволит ссылаться на конкретную страницу в документе при выполнении работ и в действиях. Затем нажмите на кнопку «Записать и закрыть» для сохранения. Если нужно загрузить сразу несколько файлов, нажмите на кнопку «Добавить несколько».

Рисунок 1 – Создание документа по проекту

При выборе видов документа «Документ контроля качества» и «Документ соответствия» у документа добавляются дополнительные реквизиты (Рисунок 2), которые нужны для подбора материалов при выполнении работ.

Рисунок 2 – Дополнительные реквизиты документов

Создать новый документ можно с помощью копирования другого, для этого выделите документ, на основании которого необходимо создать новый, и нажмите на кнопку «», в окне создания данные будут предзаполнены сведениями копируемого документа.

Подписание документов ЭП. Загруженные документы можно подписать электронной подписью, для этого можно воспользоваться 2 методами.

1 метод. Откройте документ, нажмите правой кнопкой мыши на файл и из перечня выберите функцию «Подписать документ» (Рисунок 3). 

2 метод. Откройте документ, выберите нужный файл и нажмите на кнопку «Изменить», откроется окно присоединенного файла, перейдите на вкладку «Электронные подписи» (Рисунок 4) и нажмите кнопку «Подписать».

Рисунок 4 – Электронные подписи документа

В открывшемся окне выберите сертификат и нажмите на кнопку «Подписать» (Рисунок 5), после этого в таблице подписантов добавится новая запись (Рисунок 6).

Рисунок 6 – Выбор сертификата

Рисунок 7 – Список электронных подписей

Предпросмотр документов. В системе предусмотрено два способа просмотра документов:

·  Классический — позволяет просматривать файлы изображений различных форматов, с наложением штампа имеющихся ЭЦП (Рисунок 8);

Рисунок 8 – Классический просмотр документов

·   Просмотр PDF — позволяет просматривать «тяжелые», многостраничные PDF файлы (Рисунок 9).

Рисунок 10 – Просмотр PDF файлов

Входной контроль документов. Применяется для формализации и учета процесса приемки-передачи исходных документов строительного проекта: проектной документации, ведомостей объемов работ, различных смет и т.п.

Для простого учета приемки-передачи документов никаких дополнительных настроек не требуется (Рисунок 11). 

Рисунок 11 – Входной контроль документов с согласованием

Если необходима процедура согласования и сбора замечаний, то сначала следует настроить маршрут и статусы согласований для документа (см. раздел Процесс обработки документов).

На Рисунке 12 приведен пример использования документа с настроенным процессом согласования:

Рисунок 12 – Входной контроль документов с согласованием

Выдача замечаний по документу. По каждому документу проекта в системе можно создать замечание. Для этого откройте документ по проекту или документ исполнительной документации, в окне просмотра документа нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите пункт «Задание» (Рисунок 13).

Рисунок 13 – Создание замечания по документу

В открывшемся окне (Рисунок 14) укажите:

·         Наименование;

·         Исполнителя;

·         Выберите категорию Замечание;

·         Важность;

·         Срок (выполнения задания);

·         Описание замечания.

Рисунок 14 – Заполнение замечания по документу

После этого нажмите кнопку «Стартовать и закрыть», исполнителю поступит задание на устранение замечания по документу. Если был отмечен пункт «Проверить выполнение», указанному сотруднику поступит задание на проверку устранения замечания.