Документация по проекту

Создание и загрузка документов. Чтобы загрузить документы, в меню «Документация» нужно перейти в раздел «Документация по проекту» и нажать кнопку «Создать». В открывшемся окне «Документация по проекту (Создание)» (Рисунок 52) необходимо заполнить данные документа: наименование, дата документа, номер, вид документа и другие, если требуется, значение «Полное наименование».

Примечание: данные в поле «Полное наименование» формируются автоматически, но могут быть скорректированы вручную. Поскольку это значение впоследствии попадает в акт, рекомендуется заполнять его строго в соответствии с требованиями к оформлению исполнительной документации, без лишних символов и пояснений.

Например, для документа качества на бетон, для удобства идентификации документа в поле «Наименование» указывается текст «ДКБС на бетон В25» и далее — это текст продублируется в поле «Полное наименование», при этом лишнюю информацию о материале из поля «Полное наименование» следует удалить. (данные о материале)

Затем нужно нажать на кнопку «Добавить один», чтобы загрузить один файл, и выбрать в выпадающем списке пункт «Добавить файл» или «Добавить файл с разбивкой на страницы». Разбивка на страницы позволяет ссылаться на конкретную страницу документа при выполнении работ и в действиях. После выбора файла необходимо заполнить информацию о нём, включая количество страниц. По умолчанию значение в поле «Количество страниц» равно 1, однако его следует скорректировать в соответствии с фактическим количеством страниц в документе.

После заполнения всех данных нужно нажать на кнопку «Записать и закрыть» для сохранения. Если требуется загрузить сразу несколько файлов, необходимо нажать на кнопку «Добавить несколько».

Рисунок 52 – Создание документа по проекту

При выборе видов документа «Документ контроля качества» и «Документ соответствия» у документа добавляются дополнительные реквизиты (Рисунок 53), которые нужны для подбора материалов при выполнении работ.

Рисунок 53 – Дополнительные реквизиты документов

Создать новый документ можно с помощью копирования другого, для этого нужно выделить документ, на основании которого необходимо создать новый, и нажать на кнопку «», в окне создания данные будут пред заполнены сведениями копируемого документа.

Выгрузка документации. Выгрузка документации в архив из системы DACON выполняется через справочник «Документация по проекту». Для начала необходимо открыть данный справочник и оценить размеры выгружаемых папок. Чтобы посмотреть размер папки, нажмите на неё правой кнопкой мыши и выберите пункт «Размер файлов» (Рисунок 54).

Рисунок 54 – Размер файлов

После оценки размеров выберите папки, которые требуется выгрузить. Папки можно выделять по одной (Рисунок 55). Если необходимо выделить несколько папок, используйте клавишу Shift.

Рисунок 55 – Выбор папок с файлами

Для формирования архива нажмите кнопку «Добавить в архив» (Рисунок 56). При создании архива система сохранит исходную иерархию папок. В результате будет сформирован архив со структурой, аналогичной исходной.

Рисунок 56 – Кнопка «Добавить файлы документации в архив»

Стоит отметить, что в системе реализованы две функции формирования архива (Рисунок 57):

·       Добавить файлы документации в архив – выгружаются все файлы без учета статусов.

·   Добавить файлы документации в архив (с отбором по статусам) – выгрузка выполняется только по выбранным статусам (например, «В работе», «Завершено», «На согласовании» и т.д.).

Рисунок 57 – Кнопка «Добавить файлы документации в архив»

При выборе выгрузки с отбором по статусам появляется дополнительное окно (Рисунок 58), где можно отметить необходимые статусы документов. Например, выгрузить только завершённые или находящиеся в работе.

После выбора статусов необходимо указать каталог выгрузки и нажать кнопку «Выполнить выгрузку». Далее после завершения выгрузки архив будет готов, и можно переходить к указанной папке для дальнейшей работы с ним.

Рисунок 58 – Окно для выбора необходимых статусов

Если при выгрузке появится ошибка «Превышена длина пути», рекомендуется сохранить архив в корневой каталог диска, так как в операционной системе установлено ограничение на длину пути — не более 255 символов.

Если при работе с функционалом появится ошибка (Рисунок 59), проверьте права пользователя — доступ к нему имеют только Администратор, Администратор проекта, Владелец проектов и Генеральный подрядчик.

Рисунок 59 – Окно с ошибкой прав доступа 

Подписание документов ЭП. Загруженные документы можно подписать электронной подписью, для этого можно воспользоваться 2 методами.

1 метод. Нужно открыть документ, нажать правой кнопкой мыши на файл и из перечня выбрать функцию «Подписать документ» (Рисунок 60). 

2 метод. Нужно открыть документ, выбрать нужный файл и нажать на кнопку «Изменить», откроется окно присоединенного файла, перейти на вкладку «Электронные подписи» и нажать кнопку «Подписать». Подписывается только формируемый акт и реестры, приложенные к нему. Приложения, входящие в состав комплекта, не подписываются, их необходимо подписывать отдельно.

Рисунок 60 – Электронные подписи документа

В открывшемся окне нужно выбрать сертификат и нажать на кнопку «Подписать» (Рисунок 61).

Рисунок 61 – Выбор сертификата

Предпросмотр документов. В системе предусмотрено два способа просмотра документов:

·  Классический — позволяет просматривать файлы изображений различных форматов, с наложением штампа имеющихся ЭЦП (Рисунок 62);

Рисунок 62 – Классический просмотр документов

·   Просмотр PDF — позволяет просматривать «тяжелые», многостраничные PDF файлы (Рисунок 63).

Рисунок 63 – Просмотр PDF файлов

Входной контроль документов. Применяется для формализации и учета процесса приемки-передачи исходных документов строительного проекта: проектной документации, ведомостей объемов работ, различных смет и т.п.

Для простого учета приемки-передачи документов никаких дополнительных настроек не требуется (Рисунок 64).

Рисунок 64 – Входной контроль документов с согласованием

Если необходима процедура согласования и сбора замечаний, то сначала следует настроить маршрут и статусы согласований для документа (см. раздел Процесс обработки документов).

На Рисунке 65 приведен пример использования документа с настроенным процессом согласования:

Рисунок 65 – Входной контроль документов с согласованием

Выдача замечаний по документу. По каждому документу проекта в системе можно создать замечание. Для этого необходимо открыть документ по проекту или документ исполнительной документации, в окне просмотра документа нажать кнопку «Создать на основании» и выбрать пункт «Задание» (Рисунок 66).

Рисунок 66 – Создание замечания по документу

В открывшемся окне (Рисунок 67) нужно указать:

·       Наименование;

·       Исполнителя;

·       выбрать категорию Замечание;

·       Важность;

·       Срок (выполнения задания);

·       Описание замечания.

Рисунок 67 – Заполнение замечания по документу

После этого необходимо нажать кнопку «Стартовать и закрыть», исполнителю поступит задание на устранение замечания по документу. Если был отмечен пункт «Проверить выполнение», указанному сотруднику поступит задание на проверку устранения замечания.