Оформление комплектов исполнительной документации

Просмотр списка комплектов исполнительной документации. Чтобы просматривать и работать с комплектами исполнительной документации, необходимо в меню «Документация» перейти в раздел «Комплекты исполнительной документации». На этой странице пользователь может просматривать и редактировать уже созданные комплекты (редактирование недоступно, если комплект находится в статусе «Согласован», сначала его нужно перевести в статус «На доработке»), ставить задачи на основании какого-либо из комплектов и скачать все документы, входящие в комплект одним архивом.

Чтобы поставить задачу на основании комплекта, нажмите на кнопку «Создать на основании» и выберите «Задание» (Рисунок 1) и в открывшемся окне заполните данные задания.

Чтобы скачать комплект одним архивом, нажмите на кнопку «Добавить файлы документации в архив» и укажите место для сохранения.

Рисунок 1 – Действия с комплектом исполнительной документации

Создание комплекта исполнительной документации. Откройте Конструктив, для которого требуется подготовить исполнительную документацию. В правой части формы Конструктива, в подразделе «Комплект ИД», нажмите кнопку «Создать новый комплект» (Рисунок 2).

Рисунок 2 – Создание комплекта ИД в конструктиве

После того, как откроется страница создания комплекта, нажмите «Провести и закрыть» для привязки Комплекта исполнительной документации к Конструктиву. Затем снова откройте комплект исполнительной документации и перейдите на вкладку «Реквизиты акта» (Рисунок 3) и укажите реквизиты для заполнения акта освидетельствования работ. Для удобства заполнения есть возможность выбора даты акта по самой поздней дате документа, входящего в состав комплекта. Чтобы подтянуть данные из конструктива, можете нажать на кнопку «Обновить».

Рисунок 3 – Заполнение реквизитов акта

На вкладках «Документы» и «Проектная документация» автоматически добавятся документы качества выбранных материалов, приложения и комплект проектной/рабочей документации для удобства сравнения с данными выполненных работ из конструктива.

На вкладке «Документы» через кнопку «Добавить», «Исполнительная документация» добавьте к комплекту исполнительные схемы, акты испытаний и другие виды актов. Если исполнительная схема ранее была указана в Работе по ОЖР, то в Комплекте ИД она появится автоматически. Если Исполнительная схема уже используется в другом Комплекте ИД, система уведомит об этом пользователя и предложит либо создать копию данной записи, либо открепит исполнительную схему от старого комплекта и добавит ее в новый.

Также через кнопку «Добавить», «Приложения» или «Документы качества» можно добавить иные документы, необходимые для формирования акта (Рисунок 4).

Рисунок 4 – Приложенные файлы к комплекту исполнительной документации

На вкладке «Подписанты» указываются физические лица, участвующие в подписании акта, для автоматического заполнения нажмите на кнопку «Обновить список подписантов актов» (Рисунок 5) и на кнопку «Добавить иное лицо» для добавления иных лиц, участвующих в подписании.

Внимание! Подписанты подбираются автоматически, если они:

·         указаны в системе;

·         уполномочены на выполнение соответствующей роли в проекте в период выполнения работ;

·         являются единственным возможным представителем каждой роли;

·         в Конструктиве, на основании которого создан Комплект ИД, указаны даты фактического выполнения работ.

Если подходящих представителей больше одного, то его нужно выбрать самостоятельно. Для этого нажмите в ячейке «Представитель физлицо» напротив необходимой роли на кнопку «…», чтобы открыть окно выбора подписантов.

Если в качестве исполнителя указан контрагент с ролью Генеральный подрядчик, то на страницу подписанты выводятся строки без указания подрядчика.

Рисунок 5 – Подбор подписантов

Создание документа. Данную процедуру вы можете проделать 2 способами.

1.Способ. Создание документа из раздела «Документация». Откройте раздел исполнительная документация и нажмите кнопку «Создать» (Рисунок 6).

Рисунок 6 – Исполнительная документация

Заполните основные сведения:

·         Дата документа;

·         Номер.

В виде документа укажите требуемое наименование из справочника «Виды исполнительной документации» (Рисунок 7).

Рисунок 7 – Создание документа исполнительной документации

Если до этого был создан «Комплект ИД», возможно указать его в соответствующем окне. Затем добавьте файл через кнопку «Добавить». Когда все поля будут заполнены, нажмите кнопку «Записать и закрыть».

2.Способ. Создание документа из комплекта исполнительной документации. В окне создания комплекта нажмите кнопку «Создать»/«Исполнительная документация». Далее проделайте шаги, которые описаны в пункте 1. Исключение составит указание Комплекта ИД, так как поле «Комплект ИД» будет уже заполнено данными комплекта, из которого вы создавали текущий документ (Рисунок 8).

 Рисунок 8 – Создание документа исполнительной документации

Когда все данные в окне «Комплект ИД» будут заполнены, нажмите на кнопку «Провести» для сохранения добавленных сведений.

Формирование документа освидетельствования работ. После того, как все данные в комплекте ИД заполнены, можно автоматически создать акты освидетельствования, для этого нажмите на кнопку «Распечатать акт». В новом окне (Рисунок 9), в левой части экрана, сформируется документ для проверки указанных сведений, а в правой будут отображены все документы, которые приложены к акту.  Если все данные заполнены корректно, можно сохранить акт в комплект исполнительной документации нажатием на кнопку «Сохранить документ», для дальнейшего согласования, и на ПК в разных форматах нажатием на кнопку «Сохранить».

При внесении изменений в документ Комплект ИД, в котором уже есть сформированный акт, и при последующем нажатии кнопок «Записать», «Провести», «Провести и закрыть» появится уведомление о внесение изменений в комплект, затем данные автоматически перезапишутся.

Рисунок 9 – просмотр формируемого комплекта

Созданные акты из комплекта исполнительной документации хранятся в разделе «Исполнительная документация» (Рисунок 115). Там же находятся исполнительные схемы, акты испытаний и другие виды актов.

Проверка комплектов исполнительной документации. В комплекте ИД выводится информация по замечаниям СК из связанных документов инспекция и приемка работ. Если в замечании СК отсутствует дата устранения, то в комплекте ИД появится метка, свидетельствующая о наличии незакрытых замечаний.

Нажмите кнопку «Предпросмотр», после чего у вас откроется окно проверки комплекта исполнительной документации (Рисунок 10). В нем возможно:

·         Просматривать акт и реестры с наложенными на них электронными подписями;

·         Просматривать приложения;

·         Просматривать историю согласований, замечаний.

Рисунок 10 – Предпросмотр сформированного комплекта

После проверки, при наличии замечаний, вернитесь в комплект и отразите их в соответствующем окне (Рисунок 11).

Рисунок 11 – Замечания по комплекту